Zašto Excel više nije dovoljan za evidenciju radnog vremena

Excel ne nastaje na izvoru

Najveći problem tablice nije oblik, nego trenutak nastanka. Pravilnik NN 55/2024 traži početak i završetak radnog vremena za svaki dan, a u Excel se ti podaci gotovo uvijek upisuju naknadno, po sjećanju ili s papira. Zapis koji nastaje dan ili tjedan kasnije lako je netočan.

Nema revizijskog traga

U tablici svatko može promijeniti bilo koju ćeliju, i to bez traga. Inspekciji takva evidencija teško drži vodu, a u sporu teret dokazivanja radnog vremena pada na poslodavca. Uredna evidencija mora biti append-only: zapisi se dodaju, a svaka izmjena ostavlja trag.

Puca na terenu i na više lokacija

Čim izađete iz ureda, tablica postaje uska. Radnici su na gradilištu ili terenu, često bez službenog računala i bez interneta, na više lokacija istovremeno, uz podizvođače. Prikupljanje sati u zajedničku tablicu pretvara se u lov na poruke i papiriće.

Ručni obračun dodataka znači greške

Noćni rad, prekovremeni po tjednom fondu, blagdan i nedjelja traže pažljiv izračun. U Excelu se to radi ručno, formulama koje netko mora održavati, pa se greške množe upravo tamo gdje najviše koštaju, u obračunu plaće.

Što umjesto tablice

Rješenje nije ljepša tablica, nego zapis koji nastaje na ulazu, u trenutku prijave, karticom, PIN-om ili QR-om. Vrijeme se bilježi automatski, dodaci se računaju sami, izostanci su kategorizirani, a izvještaj za inspekciju izvozi se kao PDF po članku 13. Isti sustav radi u pogonu i na gradilištu, pa nema više prepisivanja iz pet izvora. Pogledajte kako izgleda za pogon i proizvodnju ili provjerite cjenik.

Povezano: Što evidencija mora sadržavati po NN 55/2024 i Kazne za neurednu evidenciju.